Structuur in je presentatie

Teambuilding bestaat voor een groot deel uit communicatie. Het is belangrijk dat elk teamlid op één lijn zit. En dat alles voor iedereen duidelijk is. Daarom is het zo belangrijk dat je veel aandacht geeft aan de presentatie die je als leidinggevende aan het team geeft. We gaan het in dit blog hebben over:

1. Waarom het zo belangrijk is om structuur in je presentatie te hebben.
2. Houd je doel voor ogen
3. Presentatie goed indelen
4. Hoe je PowerPoint goed kunt gebruiken
5. Of je de presentatie moet laten maken of dat zelf doet
6. Afbeeldingen en steekwoorden

Dit alles heeft één doel: dat de teamleden exact weten wat van hen verwacht wordt en als één hecht team optreden. 

Waarom structuur in je presentatie

• Het eerste grote voordeel is dat het voor de teamleden duidelijk is hoe lang de presentatie gaat duren en waar we momenteel met de presentatie zitten. Je teamleden kunnen dus de tijd inschatten.
• Het tweede grote voordeel is dat de teamleden exact weten welke thema’s er behandeld worden. Iedereen heeft dus inzicht in de inhoud van de presentatie.
• Het derde grote voordeel is dat de presentatie heel erg goed onthouden wordt.

Voorbeeld van structuur in je presentatie: overzichtspagina

Ik ga je nu laten zien hoe je ervoor kunt zorgen dat je een heel erg goede structuur in je presentatie hebt. Deze opzet is heel eenvoudig maar heel erg effectief. Het werkt: het wordt duidelijk voor het team wat je gaat behandelen.

Stel je voor dat je het in je presentatie wilt hebben over 3 onderwerpen. Je wilt het hebben over teamafspraken, teamfasen en over een citaat van teambuilding.

Het is heel erg belangrijk om een overzichtspagina te maken. Een pagina waarop de onderwerpen waar je over wilt spreken worden vermeld.

Let er ook op dat je een afbeelding gebruikt met daarbij slechts 1 a 2 woorden. Je kunt ook een heel klein zinnetje gebruiken. Maar voorkom dat er te veel tekst op een sheet staat. Beperk de tekst tot ten hoogste 5 woorden. Hierdoor krijgen de teamleden een beter overzicht. 

Zoals je ook ziet heeft elk onderwerp een aparte afbeelding! 

Hierdoor wordt de structuur veel duidelijker. Je geeft dus  bij het begin van de presentatie aan dat je het wilt hebben over teamafspraken, teamfasen en over een teambuilding citaat. En dan ga je door naar de eerste sheet.

Presentatiesoftware gebruiken: tweede sheet

Belangrijk is het dat ook deze afbeelding herkenbaar is. Het is het mooiste als je deze afbeelding ook gebruikt hebt voor de overzichtspagina.

Dan ga je het hebben over het eerste onderwerp: teamfasen. En als je het verhaal over teamfases verteld hebt, ga je terug naar de overzichtspagina.

Je kunt dan aangeven: “Ik wil vertellen over teamfases, teamafspraken en over een teambuilding citaat.” Het verhaal over teamfasen heb ik nu verteld. We gaan het nu hebben over de teamafspraken”.

Structuur in je presentatie: tweede onderwerp

En dan ga je naar de pagina teamafspraken.

Je gaat vertellen over het onderwerp: teamafspraken. Als je daarover verteld hebt, ga je weer terug naar de overzichtspagina. 

Je zegt: “Ik heb je iets verteld over de teamfases en teamafspraken. En nu wil ik je iets vertellen over een citaat van teambuilding.”

Presentatiesoftware gebruiken: derde onderwerp

En je gaat naar de volgende pagina: Citaat teambuilding.

Je laat de afbeelding die op de overzichtspagina staat weer als eerste zien voor de herkenbaarheid.

Als je klaar bent met je verhaal over het teambuilding citaat ga je weer terug naar de overzichtspagina. Je kunt dan vertellen: “Ik heb het gehad over de teamafspraken, de teamfases en over een teambuilding citaat.” en je kunt eventueel een korte samenvatting geven.

Structuur in je presentatie: hoe het ook kan

Omdat de structuur heel belangrijk bij een speech is, wil ik je nog een voorbeeld geven hoe je het ook kunt aanpakken. Op de sheet plaats je in het midden het woord teambuilding. Dit is het hoofdonderwerp. 

Rondom deze afbeeldingen plaats je bijvoorbeeld vijf andere afbeeldingen van sub-onderwerpen die betrekking hebben op het hoofdonderwerp teambuilding. Een aantal voorbeelden van sub-onderwerpen kunnen zijn: teamfasen, teamafspraken, citaat teambuilding, communicatie en help elkaar. Bij elke afbeelding kun je een beperkt aantal steekwoorden plaatsen.

Tijdens de presentatie kun je met de klok mee aan de hand van elke afbeelding en de steekwoorden een verhaal over elk sub-onderwerp vertellen.

Doordat je de hele sheet kunt laten zien kun je heel makkelijk verwijzen naar het hoofdonderwerp terwijl je het sub-onderwerp bespreekt. Met andere woorden, je kunt heel makkelijk de link leggen tussen het sub-onderwerp en het hoofdonderwerp.

Heldere structuur aanbrengen in je presentatie

Een heldere structuur is dus heel erg belangrijk. De voorbeelden laten zien hoe je het als leidinggevende kunt aanpakken om een begrijpelijke structuur in je presentatie aan te brengen. Bij teambuilding is het belangrijk dat je als leidinggevende heel duidelijk naar het team communiceert.

• Het is het mooiste als je een beperkt aantal onderwerpen bespreekt.
• Vervolgens is het handig om elk onderwerp een aparte afbeelding te geven.
• Als je over een van de onderwerpen van je overzichtspagina spreekt: laat de afbeelding zien en gebruik weinig tekst. Hoe minder tekst, hoe beter.
• Ga altijd weer terug naar de overzichtspagina. Hierdoor krijgen de teamleden overzicht over de presentatie. 

Houd je doel voor ogen

Onthoud je doel: als leidinggevende wil je dat de boodschap goed overkomt bij je team. Of de boodschap goed bij je team overkomt is afhankelijk van een groot aantal factoren. Een factor die hier een grote invloed op heeft is de indeling van je presentatie.

Als de indeling van je presentatie bij de teamleden duidelijk en overzichtelijk is, begrijpen en onthouden de teamleden de presentatie beter. Daarom is het van groot belang dat de indeling van je presentatie helder is. Jij als leider moet er dus voor zorgen dat elk teamlid de indeling begrijpt!

Presentatie indelen

Wat de indeling betreft worden er verschillende woorden gebruikt. Deze woorden komen echter bijna allemaal op hetzelfde neer:

• Inleiding, middenstuk en slot
• Kop, romp en staart
• Inleiding, kern en slot

Een presentatie structureren doe je dus in drieën. Het is in dit kader niet zo interessant hoe je de delen noemt. Het is veel interessanter om te kijken wat het doel van elk deel is en wat je in elk deel doet en zegt.

Eerst connectie maken

Tijdens het begin van de presentatie is het belangrijk dat je contact met de teamleden krijgt en dat het publiek er met hun aandacht bij is. 

Je kunt in dit gedeelte een leuke anekdote en verhaal vertellen om de aandacht van de teamleden te krijgen. Door het vertellen van leuke dingen moeten de teamleden lachen. Hierdoor beginnen ze jou als leidinggevende leuk te vinden en ontstaat er binding.

Het is verstandig dat de leuke anekdotes en verhalen die je vertelt betrekking hebben op het onderwerp waarover je wat gaat vertellen. Een voordeel hiervan is dat de teamleden al enigszins voorbereid zijn en er een vloeiende overgang kan plaatsvinden.

Uitdiepen

In dit gedeelte ga je dieper in op het onderwerp en ga je de boodschap uitdiepen. Tegenwoordig worden er vaak verhalen gebruikt om de boodschap over te brengen en de teamleden te overtuigen (storytelling).

Door het vertellen van verhalen is het eenvoudiger om de aandacht van het team vast te houden en de teamleden te boeien. Daarnaast kun je door het vertellen van verhalen emoties bij je teamleden losmaken. Vooral als het gaat om verhalen over zaken die je zelf ervaren hebt.

Boodschap overbrengen

Je bent als leidinggevende in dit deel voortdurend bezig om de boodschap goed over te brengen en de aandacht van de teamleden vast te houden. Hierbij kun je het beste gebruik maken van variatie.

Je vertelt een verhaal, je laat een video zien, je laat een geluidsopname horen of je laat een afbeelding zien die emoties bij de teamleden opwekken. Ook kun je iets demonstreren of een voorwerp laten zien. En je kunt metaforen en citaten gebruiken.

Kortom: zorg voor afwisseling, zodat de teamleden op het puntje van hun stoel blijven zitten en aandachtig luisteren en betrokken blijven.

Actie

In dit gedeelte rond je af. Belangrijk is het dat je dit kort en krachtig doet. Beperk je tot de hoofdpunten. Mijn advies is om aan dit gedeelte weinig tijd te besteden. Afhankelijk van je doel met de presentatie herhaal je de boodschap of geef je de stappen aan waarvan jij denkt dat ze genomen moeten worden.

Het is heel goed om met een ’’wauw moment’’ te beëindigen. Dat is een moment dat de teamleden niet vergeten! Dit moment zorgt ervoor dat de boodschap blijft hangen en dat de teamleden actie ondernemen.

PowerPoint gebruiken

PowerPoint gebruiken betekent: houd het zo simpel mogelijk. Hiermee bedoel ik:

• Gebruik weinig tekst
• Gebruik afbeeldingen
• Een afbeelding met ten hoogste 4 woorden of een heel kort zinnetje.
• Praat erover, vertel je verhaal.

Je kunt ook een afbeelding plaatsen zonder tekst. Houd de sheets zo eenvoudig mogelijk. Natuurlijk mag je er wel iets op plaatsen. Maar alles dat je erop plaatst moet ondersteunend zijn aan je verhaal. De sheet moet je verhaal ondersteunen. De sheet moet je verhaal voeden.

Het mag niet zo zijn dat jij op de achtergrond staat doordat de presentatie te spectaculair is. Hier moet je een weg in zien te vinden. Dat geldt niet alleen voor PowerPoint. Ook als je Prezi gebruikt heb je een goede structuur in je presentatie nodig. Het gaat erom hoe je PowerPoint gebruikt. Als je deze software goed gebruikt dan is er geen enkel probleem. Dan kun je een weergaloze, super goede presentatie geven.

Eigen sheets ontwerpen

Het leuke is dat je je eigen sheets kunt ontwerpen. Je kunt je eigen kleuren gebruiken. Het liefst natuurlijk de kleuren in de huisstijl van je bedrijf. 

Let erop dat je bij het ontwerpen van je sheets niet al te veel kleuren gebruikt. In principe 2 tot 3 kleuren. Je kunt natuurlijk wel meer kleuren kiezen, maar dan moet je daar bewust voor kiezen. Dan moet je er een doel mee hebben.  Je kunt er teksten op schrijven. Als je teksten gebruikt, gebruik dan een eenvoudig lettertype dat goed te lezen is en grote letters.

Zet op de PPT ook veel afbeeldingen. Liever een afbeelding dan een tekst. En als je een tekst op PowerPoint zet, zorg dan dat de tekst beperkt is, zeer beperkt is. Het liefst 1 steekwoord. Misschien 2 steekwoorden. Maar absoluut niet te veel tekst. Dat is niet goed.

Presentatie laten maken of zelf doen?

Het zal je nu heel duidelijk zijn dat het belangrijk is je speech goed voor te bereiden. De kans dat je de boodschap goed aan het team overbrengt is groot na een uitstekende voorbereiding.

Als je tijd hebt om het zelf te doen is dat natuurlijk perfect. Dan doe je het gewoon zelf. Maar ja, helaas … we hebben het allemaal vreselijk druk. We hebben er vaak geen tijd voor om de voorbereidingen zelf te doen.

Als je geen tijd hebt kun je een presentatie door iemand anders laten voorbereiden. Als ik je hierover een advies mag geven: ga dan niet naar een kennis of een vriend die dit wel leuk kan. Ga liever naar een professioneel bureau. Een professioneel bureau levert een veel betere kwaliteit. Natuurlijk is dat iets kostbaarder, maar dan heb je ook wel iets.

Het is jouw speech

Belangrijk is wel dat het altijd jouw speech blijft. Je voordracht moet werkelijk van jou zijn. Jij moet het gevoel hebben dat de presentatie werkelijk van jou is: qua gevoel, maar ook qua inhoud. Jij moet er blij mee zijn en je moet er tevreden mee zijn.

Daarom is het ook belangrijk dat je heel veel contact hebt met het bureau dat jouw PowerPoint of Prezi presentatie gaat maken. Je moet heel goed aangeven wat je precies wilt.

• Welk type afbeeldingen wil je erin?
• Welke inhoud wil je erin hebben?
• Wat wil je uitstralen?
• Waarom ga je presenteren? Wat is het doel?
• Welke zaken vind jij belangrijk?

Het bureau dat je Prezi of PowerPoint maakt, moet hierop inspelen. Zij moeten proberen dit te verwerken in de Prezi of PowerPoint. Alleen dán is het jouw presentatie.

Structuur in je presentatie en presentatie software gebruiken

De manier van presenteren die je kiest moet in dienst staan van het soort presentatie en het doel dat je nastreeft. Over het algemeen kun je er vanuit gaan dat presentaties vroeger uit veel meer sheets met veel tekst bestonden.

Tegenwoordig is  de manier van presenteren veranderd. Dit o.a. door de invloed van Prezi. Dit is een vrij nieuwe presentatiesoftware. We vertellen tegenwoordig tijdens de speeches vaker verhalen aan de hand van afbeeldingen en steekwoorden, filmpjes of combinaties hiervan. Hierdoor zijn de presentaties effectiever.

Alle teamleden begrijpen dan beter wat je als leidinggevende wilt zeggen. En daarnaast wordt de presentatie door de teamleden ook beter onthouden en wordt de presentatie als plezieriger ervaren. Ook niet onbelangrijk natuurlijk.

Wil je dat alle neuzen van de teamleden in dezelfde richting wijzen? Wil je dat het één team wordt. Waarbij de teamleden samenwerken om de gemeenschappelijke doelstelling te behalen? Besteed dan veel tijd aan het geven van een goede team speech.  

• Teambuilding bij werken op afstand
• Mindset van teams en teamleden
• Ontwikkel een team mindset met je team

Hier kun je me vinden op LinkedIn en ik vind het leuk als je je met me wilt verbinden.